7 tips voor het succesvol betrekken van stakeholders en bewoners
“Bij dit project speelt zoveel! Hier moeten we nu écht de bewoners en andere stakeholders bij gaan betrekken”. Het levert nog wel eens moeilijke gezichten op bij diegene die dat vervolgens moeten gaan doen. “Iedereen wil wat anders en je doet het toch nooit goed, en trouwens, we weten zelf toch het beste wat goed is voor dit project”. Dit zijn opmerkingen die we vaak horen als we het hebben over participatie. Onterecht! In dit blog geven we tips voor een succesvolle stakeholders- en bewonersparticipatie.
Tip 1 | Heb je stakeholders in beeld
Veel projecten hebben al een geschiedenis en veel stakeholders zijn al bekend. Je weet bijvoorbeeld dat er verschillende groepen stakeholders zijn, zoals bewoners enerzijds en ondernemers anderzijds. Het is belangrijk om vooraf al in beeld te hebben waar de belangen en de gevoeligheden liggen. En welke sleutelfiguren zijn er? Mensen of partijen met veel invloed of belangen moeten we goed in beeld hebben en de juiste aandacht geven en ervoor waken dat we de ‘onzichtbare’ stakeholder niet over het hoofd zien.
Tip 2 | Zorg voor een goede relatie met de opdrachtgever en omgevingsmanager
De stakeholders zullen gedurende een projectproces contact hebben met verschillende mensen uit het projectteam. Een omgevingsmanager speelt hierbij een grote rol. Het is erg belangrijk dat er een vertrouwensrelatie ontstaat en dat de omgevingsmanager toegankelijk is. Het is belangrijk om voor aanvang van een project intern afspraken te maken over de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling.
Tip 3 | Zorg voor een onderlinge band tussen de stakeholders
Stakeholders hebben ook een relatie met elkaar. Ook hier moet je oog voor hebben en er voor proberen te zorgen dat er onderling begrip is en respect. In een workshop kan je hier op inspelen. Het zijn soms kleine dingen die helpen. Met een persoonlijk voorstel rondje ontstaat al snel een eerste verbinding met elkaar. Door in een workshop gezamenlijk aan opdrachten te werken ontstaat een gemeenschappelijk doel en verdwijnen persoonlijke belangen naar de achtergrond. De verbinding verder versterkt.
Tip 4 | Schep realistische en duidelijk verwachtingen
Stakeholders hebben vaak al een eigen beeld van een project en van het resultaat. Het is van belang om een goed gevoel krijgen in hoeverre de verwachtingen reëel zijn. Want juiste verwachtingen zijn erg bepalend voor het succes van de participatie. Verwachtingen over de haalbaarheid met betrekking tot de budgetten en het kwaliteitsniveau bijvoorbeeld. Maar ook verwachtingen van het uiteindelijk ontwerp en die van het werkproces. In hoeverre hebben de stakeholders daadwerkelijk invloed op het eindresultaat? Dat moet duidelijk zijn.
Het is erg belangrijk de stakeholders uit te leggen waarom je bepaalde ontwerp keuzes hebt gemaakt zodat er begrip ontstaat. Soms wordt een keuze gemaakt vanuit een algemeen belang, kosten belang of regelgeving bijvoorbeeld.
Tip 5 | Uitleggen zorgt voor begrip
Het is belangrijk dat de stakeholders goed op de hoogte zijn van de stand van zaken en de planning van het project. Waar zitten we in het proces? Waar mogen ze nog wel wat van vinden en wat staat al vast? Wanneer er bijvoorbeeld al een schetsontwerp gereed is zal de invloed van de stakeholders met name gericht zijn op de zaken die in het vervolgtraject uitgewerkt gaan worden, bijvoorbeeld in een voorontwerp.
Tijdens workshops zullen mensen met ideeën en wensen maar ook vragen komen. Het is daarom erg belangrijk de stakeholders uit te leggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. Soms is het een vertaling van de belangen die ze zelf hebben ingebracht. Soms wordt een keuze gemaakt vanuit een algemeen belang, kosten belang of regelgeving bijvoorbeeld.
Duidelijk uitleggen wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn hiermee een reëel beeld schetsen zorgt ook voor begrip. Mensen begrijpen over het algemeen heel goed dat niet alles kan. Ze willen wel graag weten waarom dan niet, en wat dan wel kan.
Tip 6 | Invloed hebben zorgt voor enthousiasme
Begrip is de basis, enthousiasme is het hoogste doel. Stakeholders die ambassadeur worden van het project, daar zijn we naar op zoek. We moeten hiervoor de stakeholders serieus nemen en ze echt beschouwen als essentiële peiler onder het project. Dat doe je door de inbreng van de stakeholders op waarde te schatten en te proberen die inbreng ook daadwerkelijk een plek in het project te geven. Echt aandacht hebben voor de mensen en goed luisteren en aanvoelen. Stakeholders invloed te geven.
Het is erg belangrijk de stakeholders uit te leggen waarom je bepaalde ontwerp keuzes hebt gemaakt zodat er begrip ontstaat. Soms wordt een keuze gemaakt vanuit een algemeen belang, kosten belang of regelgeving bijvoorbeeld.
Enthousiasme creëren is een subtiel spel. Voelen we ergens weerstand of onbegrip? Dan vraagt dat extra aandacht. Niet te snel de focussen op het ontwerp maar oog hebben voor de belangen. Waar zitten gemeenschappelijke wensen en randvoorwaarden? Vervolgens een vertaling maken naar het uitwerken van het ontwerp.
Wanneer stakeholders merken dat er echt iets met hun inbreng gebeurt ontstaat er enthousiasme. We hebben daarbij ervaren dat mensen ook graag willen leren. Dus het geven van achtergrondinformatie waarom bepaalde keuzes worden gemaakt met soms wat verdieping zorgt echt voor betrokkenheid.
Enthousiasme is aanstekelijk. Dus de successen die er zijn willen we graag met elkaar delen! Een goede communicatie rondom participatie en het creëren van draagvlak is daarom essentieel. Tekeningen, posters, websites, blogs, social media, pers, foto’s en film. Al deze middelen worden wanneer het project er om vraagt ingezet.
7. Leer van praktijk voorbeelden
Contacten onderhouden met bewoners en belanghebbenden. Zorgen voor betrokkenheid, begrip, enthousiasme. Je moet het maar willen, én kunnen. Ons is het op het lijf geschreven. Wij krijgen er heel veel energie van want uiteindelijk doen we het toch allemaal voor de gebruikers van onze openbare ruimte.
Maatwerk, creativiteit en een pragmatische aanpak zijn kenmerkend voor onze aanpak. Afhankelijk van de behoefte zetten we de gewenste middelen in. Zo reden we al eens met een grote Amerikaanse bus vol met bewoners door het projectgebied Heikant-Zuid in Tilburg. Hebben bewoners hun eigen wensen en randvoorwaarden buiten zelf vertaald in een ontwerpschets in Steensel en hebben we bijeenkomsten georganiseerd bij de stakeholders op locatie in de Thomas van Aquinostraat in Tilburg. Bewoners van Oss zijn gemobiliseerd om samen met de gemeente en andere organisaties de rattenoverlast te lijf te gaan.
Wil je eens brainstormen over participatie voor jou project of organisatie? We delen graag onze ervaring met je. Aarzel niet om contact met ons te zoeken!